Un sistema CRM (Customer Relationship Management), como el CRM de Odoo, es una herramienta fundamental para cualquier negocio, ya que permite gestionar las relaciones con los clientes. Su propósito principal es organizar los contactos, gestionar las oportunidades de venta, planificar y registrar actividades, automatizar tareas y analizar resultados. En resumen, un CRM ayuda a no perder oportunidades de venta, mejorar la comunicación con los clientes, aumentar la productividad del equipo, tomar decisiones basadas en datos, concretar más negocios e incrementar los ingresos.

El flujo de trabajo típico en un CRM, como el de Odoo, comienza con una oportunidad, la cual puede originarse de diversas fuentes: un cliente que llena un formulario en el sitio web, un correo electrónico consultando sobre servicios, o un vendedor que registra directamente un nuevo contacto en el sistema.

Una vez que la oportunidad ingresa al CRM, el equipo de ventas puede registrar la primera llamada de contacto, tomar notas, calificar el interés del prospecto y programar reuniones (virtuales o presenciales) para discutir sus necesidades en detalle. El CRM facilita el seguimiento al permitir configurar recordatorios automáticos para enviar correos electrónicos o realizar llamadas de seguimiento, asegurando que el prospecto se sienta atendido.

Cuando un prospecto está listo para avanzar, el CRM se integra con el módulo de ventas, permitiendo crear cotizaciones rápidamente con la información del cliente y del producto ya precargada. Una vez que la cotización es aprobada, se realiza la venta, y todo el historial de interacciones desde el primer contacto hasta el cierre queda registrado en el CRM.

El panel de control de Odoo CRM muestra las diferentes etapas del proceso de ventas, las cuales son personalizables. Por ejemplo, las etapas predeterminadas como "Nuevo", "Propuesta", "Calificado" y "Ganado" pueden editarse para reflejar el flujo de trabajo específico de la empresa, como "Nuevo Contacto", "Cotización Enviada", "Sesión Programada" y "Ganados".

Se pueden crear nuevos "leads" (contactos iniciales) en el sistema, ingresando manualmente información como el nombre, correo electrónico y notas relevantes del primer contacto. También se puede registrar la fuente del lead, como una campaña específica o una recomendación. Cuando un lead muestra un interés real y tiene un presupuesto definido, se puede convertir en una "oportunidad", lo que lo mueve al siguiente nivel del flujo de ventas. Al convertir un lead en oportunidad, se puede crear un nuevo cliente o vincularlo con uno existente.

Dentro de una oportunidad, se puede especificar el ingreso esperado, la fecha de cierre prevista y asignar etiquetas (como "urgente") para priorizarla. También se pueden agregar notas internas o mencionar a otros miembros del equipo para que realicen acciones específicas.

Odoo CRM se integra con el módulo de ventas para la creación de cotizaciones. Al generar una nueva cotización desde una oportunidad, la información del cliente se precarga, y se pueden seleccionar los productos o servicios a ofrecer. La cotización puede incluir términos y condiciones, y una vez generada, se puede visualizar, imprimir o enviar por correo electrónico directamente desde el sistema. El estado de la oportunidad se actualiza automáticamente a "Cotización Enviada".

Es posible programar actividades de seguimiento, como llamadas, directamente desde la oportunidad. Estas actividades se muestran en el flujo de trabajo con indicaciones visuales (colores) para alertar sobre las actividades próximas a vencer o vencidas, facilitando la gestión del tiempo y las tareas.

Una vez que el cliente acepta la cotización, esta se puede convertir en una orden de venta. El sistema registra este cambio, y al generar el documento, mostrará un número de orden en lugar de un número de cotización. Desde la orden de venta, se puede crear una factura para enviársela al cliente.

Odoo CRM facilita la gestión de pagos mediante la generación de enlaces de pago, los cuales se pueden enviar al cliente. El sistema rastrea el estado del pago, y una vez confirmado, se actualiza la información en la orden de venta y la factura, mostrando los detalles de la transacción.

El sistema también puede capturar leads automáticamente a partir de correos electrónicos enviados a direcciones específicas configuradas para los equipos de ventas. Estos correos electrónicos se registran como nuevos leads en el flujo de trabajo. De manera similar, los mensajes enviados a través de formularios de contacto en el sitio web de la empresa también se convierten en leads en el CRM, incluyendo información como el nombre del contacto, correo electrónico, número de teléfono y el mensaje enviado. Además, se registra el historial de visitas del cliente en el sitio web, lo que proporciona información valiosa sobre sus intereses.

Odoo CRM ofrece funcionalidades de informes y pronósticos de ventas. Se pueden visualizar los ingresos esperados en cada etapa del proceso de ventas, así como analizar las actividades y oportunidades por vendedor, ciudad o campaña. Estos informes ayudan en la toma de decisiones estratégicas.

En resumen, Odoo CRM se presenta como una solución integral que organiza la información de prospectos y clientes, realiza el seguimiento de clientes potenciales en cada etapa del proceso de ventas, simplifica la gestión de la información y proporciona una trazabilidad completa de las interacciones. Además, se integra con otras áreas del negocio, como el comercio electrónico y la facturación.